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一封感谢信背后的后勤故事

第四届国际农业基因组学大会感谢信背后的故事

核心提示: 近日,我校后勤集团收到了第四届国际农业基因组学大会地方组委会和华中农业大学作物遗传改良国家重点实验室寄来的感谢信,信中表示大会的组织工作获得了国内外参会者的高度赞誉,并感谢了后勤集团相关部门和人员对此次大会的协助和配合。

南湖网讯(通讯员 高晓慧 张胜)近日,我校后勤集团收到了第四届国际农业基因组学大会地方组委会和华中农业大学作物遗传改良国家重点实验室(简称作重)寄来的感谢信,信中表示大会的组织工作获得了国内外参会者的高度赞誉,并感谢了后勤集团相关部门和人员对此次大会的协助和配合。据悉,此次大会为期三天,邀请了14个国家的36名特邀嘉宾作报告,参会注册代表达434人。

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会议组委会向后勤集团发来感谢信

    “一定要把每一位专家准时、安全的接回来”

此次大会的同期,学校还有另外4场会议在进行,校交通中心的车辆和人手一度短缺。三天会议下来,平均每天要出车六十余趟次,每位驾驶员最多一天要出车六次。其中,最早的有在凌晨四点半从学校出车,最晚的接站在凌晨三点从天河机场返回。虽然这次接送站工作的强度和难度很大,但整个会议期间,所有车辆都做到了“零差错”“零事故”。

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问到其中的关键所在,综合调度室主任李慧拿出了记录满满的车辆安排记录表,告诉记者:“别小看这些基础性的记录,这是我们能完成任务的法宝。时间、地点、人数、联系人等等都要仔细记录,随时保持联系,这样才能不出差错。另外,我们的调度员这个星期都是全天待命,既要保持和驾驶员及会务组的沟通,还要及时调度临时加车情况;驾驶员为了能准时接站,都是在预留时间外再提前半小时到一小时发车,还提前查电子地图,规划路线,吃饭有时也顾不上,上厕所跟打仗似的,休息就在车里打盹,真的很辛苦。”

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车辆安排记录表

驾驶员胡荣晚上接站的航班晚点到凌晨,而第二天一早还有出车任务,为了能以更饱满的精神状态来迎接参会专家,他便在值班室的躺椅上过夜休息,一连三天如此。他说:“既然选择了这个岗位,就要时刻以大局为重,不能因为我可能造成的失误而给大会带来不好的影响,不能给车队抹黑。”驾驶员王拥军的孙子在会议第二天出生,但他还是按捺住欣喜的心情留在单位待命,直到会议接送站工作全部结束才赶去医院和家人团聚。他说:“当知道孙子出生时,我真的很想飞过去看看他,同事们都叫我抽空去一下,要帮我顶班,但我想着大家都很累,关键时刻我要顶上去。”

“舍小家、顾大家”,正如在大会前一周的工作部署会上,中心总经理喻颂华所讲:“驾驶员随时待命,所有私事全部推后,以会议为中心, 一定要把每一位专家准时、安全的接回来。”

“让每位参会代表都能享受到家一般的温馨”

此次会议用餐共7餐,以自助餐形式在硕彦厅进行,每餐用餐人员达350余人,其中有51位外宾。如何让这些参会专家吃好,是摆在国交后厨面前的大难题。

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厨师长陶红军笑着告诉记者:“这次大会的用餐安排,费了我们团队不少功夫。菜品种类、数量、菜式、口味,包括菜单制作、餐牌翻译、菜品持续供应及现场服务等等,对我们都是一次挑战。在菜品安排上,我们整个厨师团队上网查资料、请教同行、跑市场核价格,花了整整一天才安排好每餐的菜品搭配。每餐33个自助菜,既要考虑丰盛,还要考虑中西搭配。我们特意增加了西式菜品,如肉排、意粉、沙拉、小食等;每天的菜品中没有重样,还细心制作了每个菜品名称及主要原料的中英文餐牌,让大家吃的明白。我们的努力也得到了客人们的一致好评,用餐现场时不时能听到‘这些菜太丰盛了,太好吃了’之类的称赞,这就是对我们最大的褒奖。”

前台为了提高效率,提前演练外宾入住登记流程以确保快速办好入住手续;客房服务在走道、电梯等关键地点放置中英文指示牌;房间的每一个角落都打扫干净,布置整齐,注重细节。客房部还在作重楼前的广场提供了五场茶歇,7位服务员从早上七点一直工作到下午六点,仪容仪表和服务质量让一位参会专家感叹道:“我以为茶歇是由外面专业公司承办的呢,华农后勤能做好这么大场面的茶歇,真的很让我敬佩。”

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茶歇现场

支部书记李秀英说:“以感情为纽带,视顾客为亲人,一直是我们的服务理念。让每位参会代表都能享受到家一般的温馨,让进来国交的人体会到周到、细致、热情的服务,让走出国交的人能给我们点个赞,看到这封感谢信,我想我们做到了。”

“让世界各地的来宾看看我们整洁美丽的校园”

此次大会期间的校园环境是学校的一张重要名片。本次大会期间,后勤集团更为周密地安排了保洁人数、道路清洁和绿篱布景等。

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整洁的校园

最近校园多处施工,道路清洗变得较为棘手。绿保中心班子成员亲自上阵,支部“绿马甲”先锋队也放弃了周末的休息时间来安排、现场督导道路清洗工作。

会议的第三天凌晨四点,清洁员发现会议厅外的场地上满是星星点点的水泥浆。原来是第三综合楼夜里施工,水泥浆溅到了地上。几位师傅不敢拖延,赶紧拿着扫帚、铁锹开始工作,四个人忙活了近一个半小时才将场地清理干净。会场区域网格化负责人赖春凤告诉记者:“在会议期间,保洁员都是凌晨四点前到场开始工作,除了清扫落叶和白色垃圾,连路牙都至少要清理三次,还要检查绿篱情况,确保环境整洁。有时师傅们忙到午饭都没时间回家吃,叫我们帮忙带饭,匆匆吃完了继续工作。”

中心总经理张涛说:“校园环境是我们迎接客人的名片,这次大会来了这么多的专家,我们更要把校园环境清理好、维护好,让世界各地的来宾看看我们整洁美丽的校园,为我们的学校增光添彩。”

审核人:李木明

责任编辑:杨晨芷
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